Hoe kun je een vergaderzaal het beste inrichten?

Geplaatst op 19 april 2019

Tegenwoordig is een traditionele vergaderzaal niet meer de dagelijkse standaard. Vergaderzalen worden ruimer en worden met steeds meer technische snufjes ingericht. In dit blog leggen we je uit waar je rekening mee moet houden bij de inrichting van jouw vergaderlocatie.

Voorzie de vergaderzaal van alle gewenste gemakken

Een goede vergaderlocatie moet alle opties hebben die je in de komende 5 jaar verwacht te gebruiken. Bespaar hier vooral niet op. Als ruimte voor communicatie en samenwerking is het belangrijk om zoveel mogelijk behoeften te ondersteunen zodat mensen de zaal niet hoeven te verlaten om toch nog iets uit een ander kantoor te halen. Denk na over het soort kantoorbenodigdheden dat nodig zal zijn en met welke technologie de ruimte moet worden uitgerust. Op deze manier zal alles wat een individu nodig heeft om de vergadering tot een goed einde te brengen er al zijn.

Bepaal hoeveel en wat voor publiek er aanwezig is

Probeer een inschatting te maken hoeveel mensen er tijdens een vergadering aanwezig moeten kunnen zijn. Dit kun je bijvoorbeeld doen door je het volgende af te vragen: Wordt de conferentieruimte uitsluitend intern of voor het ontvangen van klanten gebruikt? Ga je veel klanten ontvangen, dan mag het op korte termijn wat meer kosten, maar dan pluk je op de langere termijn de vruchten van dat perfect overleg in jouw luxe vergaderruimte

Als je de vergaderruimtes vooral intern gebruikt, dan kan het zonde zijn om veel geld te investeren in een extra grote en luxe vergaderzaal. Je kunt bijvoorbeeld voor grotere evenementen altijd uitwijken naar vergaderlocaties in de regio.

Vraag ook je medewerkers om input

Het is niet raar om je medewerkers te vragen om mee te denken over de inrichting van de vergaderruimte. Vaak vinden je collega’s het zelfs leuk om te helpen. Het kan je zelfs tijd besparen bij de inrichting, doordat je keuze wellicht bevestigd worden.